MS Word এ কিভাবে Page Setup করতে হয় । How to do Page Setup in MS Word

MS Word এ কিভাবে Page Set-up করতে হয়

কিভাবে.কম এ আপনাকে জানাই স্বাগতম। যখন ওয়ার্ড প্রোগ্রামে কোন ডকুমেন্ট তৈরি করার প্রয়োজন হয় তখন যে বিষয় গুলো খেয়াল রাখার প্রয়োজন হয়, পেইজ সেটআপ তারমধ্যে একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। কারন সব ডকুমেন্টের পেইজ সেটআপ এক রকম হয় না। বিভিন্ন ধরনের ডকুমেন্টের জন্য বিভিন্ন ধরনের পেইজ সেটআপ দেয়ার প্রয়োজন হয়। পেইজ সেটআপের মধ্যে যে বিষয় গুলো থাকে যেমন ধরুনঃ পেইজে টপ-বটম ও লেফট-রাইটে কতটুকু মার্জিন নেয়া হবে, পেপার সাইজ কি হবে সেটি ল্যান্ডস্ক্রিপ হবে নাকি প্রট্রেইট হবে ইত্যাদি। এছাড়াও আপনি আপনার পছন্দ মতো লেআউট সেট করে নিজের প্রয়োজন মতো সেটি ব্যবহার করতে পারবেন। তাহলে চলুন একটু বিস্তারিত ভাবে জেনে নেয়া যাক কিভাবে MS Word এ পেইজ সেটআপ করতে হয়।

আপনি ওয়ার্ড প্রোগ্রামে যে ডকুমেন্টটি তৈরি করতে চাইছেন সেটির ধরনের উপরে নির্ভর করবে তার পেইজ সেটআপ কিরকম হবে। আপনার প্রয়োজন মতো পেইজ সেটআপ করার জন্য প্রথমে এম এস ওয়ার্ড প্রোগ্রামটি রান করে পেইজ সেটআপের জন্য রিবনের Page Layout ট্যাবের Page Setup Group থেকে আপনার প্রয়োজন মতো পেইজ সেটআপ দিতে পারবেন।

Page Setup গ্রুপে কতো গুলো অপশন দেখা যাচ্ছে আই অপশন গুলো প্রয়োগ করে আপনি আপনার প্রয়োজন মতো পেইজ সেটআপ করতে পারবেন। এছাড়াও Page Setup নামের একটি ডায়ালগ বক্স রয়েছে যেখানে আপনি সকল অপশন গুলো পাবেন পেইজ সেটআপ দেয়ার জন্য। চলুন আমরা Page Setup ডায়ালগ বক্স থেকে পেইজ সেটআপ দেয়ার কমান্ড গুলো সম্পর্কে পরিচিত হই এবং তাই কিভাবে কাজ করে সেটি জানে নেই।

Page Setup ডায়ালগ বক্সটি ওপেন করার জন্য Page Setup গ্রুপের হিডেন অপশনে ক্লিক করুন। উপরের ছবিতে লক্ষ্য করলে সেখানে দেখাবেন হিডেন অপশনটি চিহ্নিত করা হয়েছে। হিডেন অপশনটিতে ক্লিক করুন, Page Setup ডায়ালগ বক্সটি পেয়ে যাবেন।

Margins ছাড়াও আরও দুটি tab রয়েছে Paper ও Layout. এই তিনটি ট্যাবে যে অপশন গুলো দেয়া রয়েছে সেগুলো কিভাবে কাজ করছে সেটি জানতে পারলেই আপনি পেইজ সেটআপ দেয়া পুরোপুরি শিখে ফেলবেন। শুধু আমাদের আলোচনা গুলো পরেই ভাববেন না সব শিখে ফেলেছি। এর সাথে প্রপার প্র্যাকটিস প্রয়োজন, কারন প্র্যাক্টিক্যালী সেখাটাই সবচেয়ে ভালো।

এখন আমরা চেষ্টা করবো এই তিনটি ট্যাব সম্পর্কে আপনাদের যতটুকু সম্ভব ধারণা দেয়ার যাতে আপনি সহজেই এটি সম্পর্কে ভালো ধারণা নিতে পারেন। আশা করি আমার এই আলোচনা আপনাকে পেইজ Setup দেয়ার ব্যাপারে একটু সাহায্য করবে এবং কাজ সহজ করবে।

Margins ট্যাব

এই ট্যাবের অপশন গুলো আপনি উপরে ছবিতেই দেখাতে পাবেন। এই ট্যাবের মূল তিনটি অপশন রয়েছে যেই অপশন গুলোর রয়েছে কিছু Sub Option. আমরা মূল অপশন ও এর সাব অপশন গুলো নিয়ে আলোচনা করবো। আশা করছি আপনি সহজেই বুঝে ফেলবেন কিভাবে পেইজে মার্জিন সেটআপ দিতে হবে।

মার্জিন ট্যাবের মূল অপশন গুলোর মধ্যে প্রথমেই রয়েছে পেইজে মার্জিন সেটআপ দেয়ার কমান্ড গুলো। যেখানে আপনি Top, Bottom, Left, Right নামের কিছু বক্স দেখতে পাবেন। এই বক্স গুলোতে টাইপ করে অথবা Up ও Down Arrow তে ক্লিক করে মার্জিনের স্পেস পরিমান নির্ধারণ করতে পারবেন। এছাড়াও Margins গ্রুপে Gutter ও Gutter Position নামের আরও দুটি অপশনাল বক্স রয়েছে।

Gutter অর্থ হল নর্দমা, কিন্তু এখানে এই অপশনটি মূলত পেইজে প্রয়োজন মতো নির্দিষ্ট পরিমান জায়গা ফাঁকা রেখে পেইজ ব্যবহার করার জন্য দেয়া রয়েছে। আপনি চাইলে এই অপশনটি ব্যবহার করে পেইজের উপরে অথবা বামদিকের অংশে ফাঁকা রাখতে পারেন। আর এই Gutter অপশনটি পেইজের কোন অংশে ব্যবহার করবেন সেটি নির্ধারণ করার জন্য Gutter Position বক্সে ক্লিক করে আপনি সেখানে পজিশন নির্ধারণ করে নিতে পারবেন।

Margins ট্যাবের আরও একটি মূল অপশন হল Orientation. এই Orientation এর দুটি সাব অপশন রয়েছে আর এই অপশন দুটি হল Portrait ও Landscape. আপনি যদি পেইজ দৈর্ঘ্যের দিকে ব্যবহার করতে চান তাহলে Portrait আর প্রস্তের দিকে পেইজ ব্যবহার করতে চাইলে Landscape এ click করতে হবে।

এছাড়াও Margins গ্রুপের Pages আর সাব অপশন Multiple Pages থেকে এক বা একাধিক পেইজ সেটআপ দিতে পারবেন। Preview এ আপনি পেইজ সেটাআপটি কেমন হচ্ছে সেটি দেখতে পারবেন। পেইজে যে মার্জিন সেটআপ দিয়েছেন সেটি পুরো পেইজে হবে নাকি পেইজের নির্দিষ্ট কোন অংশে হবে সেটি সেট করতে পারবেন Apply to অপশনের বক্স থেকে। যদি সব কিছু ঠিকঠাক থাকে তাহলে OK তে ক্লিক করুন তানাহলে Cancel এ click করে সেটি close করুন।

Paper ট্যাব

এই tap থেকে আপনি নিজের প্রয়োজন মতো পেইজ সাইজ ব্যবহার করতে পারবেন। Paper ট্যাবে যে মূল option গুলো রয়েছে সেগুলো হল Paper Size, Paper source, Preview, Print Option, Apply to ইত্যাদি।

 

Paper ট্যাব থেকে আপনি মূলত পেপারের সাইজ নির্ধারণ করার অপশন গুলো দেয়া রয়েছে। এছাড়াও পেপারটি Width ও Height ও সেটআপ দিতে দিতে পারবেন। Paper source এর ব্যবহার খুব একটা প্রয়োজন হয়না তাছাড়া প্রিন্ট অপশন এ ক্লিক করে সেখান থেকে পেইজ সাইজ সেট করতে পারবেন। তাছাড়া প্রায় সব অপশন একই রকম, যেমনঃ Preview, Apply to এই অপশন গুলোর ব্যবহার Margins ট্যাব থেকেই জেনেছি।

Layout ট্যাব

পেইজ সেটআপ দেয়ার জন্য Page Setup গ্রুপের আর একটি গুরত্বপূর্ণ ট্যাব হল Layout ট্যাব। এই ট্যাবের অপশন গুলোর মাধ্যমে আপনি পেইজ সেটআপরে কিছু এডভান্স লেভেলের কাজ গুলো সেট করতে পারবেন। Layout ট্যাবে যে সকল মূল অপশন গুলো রয়েছে তার মধ্যে Section, Header and Footer, Page অন্যতম।

Layout ট্যাবের Section গ্রুপে Section Start নামের একটি অপশন বক্স রয়েছে। এই বক্সে ক্লিক করে আপনি পেইজর সেকশন পরিবর্তন করতে পারবেন। Header and Footer গ্রুপের অপশন গুলো থেকে হেডার ও ফুটার অংশে কতটুকু অংশ ফাঁকা রাখবেন সেগুলো অপশনের বক্স গুলোতে টাইপ করে অথবা Up-Down Arrow তে ক্লিক করেও নির্ধারণ করতে পারবেন। এছাড়াও Page গ্রুপে একটি অপশন রয়েছে Vertical Alignment. এই অপশন option বক্সটি ব্যবহার করে আপনি পেইজে Alignment Position  select  করতে পারবেন।

Layout ট্যাবে আরও দুটি প্রয়োজনীয় option রয়েছে Line Numbers ও Borders. এই অপশন Line Numbers অপশনটি প্রয়োগ করে আপনি পেইজে লাইন নাম্বার সেট করার জন্য Line Number নামের নতুন একটি ডায়ালগ বক্স পবেন। যেখানে আপনি পেইজে লাইন নেম্বার সেট করতে পারবেন। নিচে লাইনের নাম্বার নেয়ার কমান্ড দেখানো হল।

 পেইজে লাইন নেম্বার নেয়ার কমান্ড গুলো দেখানো হয়েছে। এবার আপনি পেইজে বর্ডার দিতে চাইলে Borders অপশনে ক্লিক করুন। Borders and Shadings নামের নতুন একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। যেখান থেকে আপনি পেইজে বর্ডার ও সেডিং দিতে পারবেন। পরবর্তী আলোচনায় আমরা পেইজে বর্ডার ও সেডিং সম্পর্কে একটি একক পোস্টে বিস্তারিত ভাবে আলোচনা করবো। আপনাদের সুবিধার্থে Borders and Shadings নামের নতুন একটি ডায়ালগ বক্সটির চিত্র দেয়া হল।